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Häufige Probleme bei wöchentlichen virtuellen Telefonkonferenzen

Es ist Montag, und jeden Montag nehme ich an einer virtuellen Telefonkonferenz teil. Ein Teil von mir schätzt diesen regelmäßigen Kontakt, aber ein anderer Teil von mir mag diese Treffen nicht so sehr wie unsere persönlichen. Warum? Grob gesagt, weil sie so verschieden sind.

Ich kann niemanden sehen

Das ist offensichtlich, aber nicht weniger frustrierend. Wenn wir nicht sehen können, wer spricht, wer sprechen möchte oder welche Reaktionen die Menschen haben, ist die emotionale Seite des Gesprächs weitesgehend verschwunden.

Sich abwechseln

Ich weiß nie, wann ich an der Reihe bin zu sprechen, und es fühlt sich an, als ob es auch niemand anders tut. Das heißt, es wird nicht viel gesagt.

Auf der Bühne stehen

Wenn ich endlich an der Reihe bin, etwas zu sagen, habe ich das Gefühl, auf der Bühne zu stehen. Es herrscht Stille, ich kann weder Ermutigung noch Interesse sehen oder fühlen. Ich habe keine Ahnung, ob mir tatsächlich jemand zuhört, und falls sie mir zuhören, verurteilen sie mich? Verschwende ich ihre Zeit?

Der Zwangsjacken-Effekt

Wenn ich meine persönlichen Treffen mit unseren virtuellen Team-Telefonkonferenzen vergleiche, habe ich das Gefühl, in den Telefonkonferenzen eine Zwangsjacke zu tragen. In den persönlichen Besprechungen ist alles fließender, und wir plaudern und scherzen mehr - im Wesentlichen gibt es ein warmes, ermutigendes Umfeld.

Während wir Unternehmen schulen, wie sie ihre Teams in virtuellen Teams effektiv arbeiten lassen, setzen wir in unseren eigenen Telekonferenzen ein Beispiel und befolgen alle Regeln in dieser Checkliste.

Der Schlüssel zu einer effektiven virtuellen Teamkonferenz

• Planen Sie das Meeting
• Bestimmen Sie Zeit und Länge der Konferenz
• Ziele setzen
• Entwickeln Sie eine realistische Agenda, die die Ziele und die verfügbare Zeit widerspiegelt
• Listen Sie spezifische Ergebnisse auf, die erreicht werden sollen
• Priorisieren Sie Themen, die besprochen werden sollen
• Identifizieren Sie, wer anwesend sein muss
• Bestätigen Sie die Teilnahme und Verfügbarkeit
• Ernennen Sie einen Leiter für jede Sitzung
• Verteilen Sie Besprechungsmaterialien
• Pünktlich beginnen
• Einführung durch Vorstellung der Teilnehmer
• Überprüfen Sie Ziele und Zeit für das Treffen
• Aktive Teilnahme fördern
• Fragen stellen
• Fokus auf das Wesentliche – Nicht-Tagesordnungspunkte auf zukünftige Meetings verschieben
• Rechtzeitig zum Ende kommen und ein paar Minuten für die Nachbereitung und Verabschiedung lassen
• Sprechen Sie auf natürliche Weise in Richtung des Mikrofons
• Machen Sie sich bemerkbar, wenn nötig
• Gelegentlich pausieren, damit andere Kommentare abgeben können

Eine solche gründliche Liste gilt normalerweise nicht für ein persönliches Treffen, ist aber logisch notwendig, um erfolgreiche Ergebnisse in der virtuellen Umgebung sicherzustellen. Ich bin mit dem Logikteil d’accord, aber was kann man gegen den “Zwangsjacken-Effekt” machen? Ich habe oben “Aktive Teilnahme fördern" hervorgehoben. Wenn dies effektiv gemacht wird, kann sich die Zwangsjacke lockern und schließlich abfallen.

Aktives Zuhören in virtuellen Team-Telekonferenzen

Wenn wir aktiv zuhören, konzentrieren wir uns voll und ganz auf den Sprecher, bauen Rapport auf, erkennen die Bedenken des Sprechers an, zeigen Verständnis und entspannen die Situation. Ein “Anklagebank-Szenario” wird so in ein warmes, unterstützendes und ermutigendes Umfeld verwandelt. Der wichtigste Weg, um dies umzusetzen, ist durch Sprache.

Hier sind einige Redewendugen, die wir in unseren virtuellen Team-Telefonkonferenzen verwenden:

Verständnis und Interesse zeigen:

• Was hat Sie dazu gebracht ......?
• Warum haben Sie sich entschieden ......?
• Wie wichtig ist das für Sie?

Unterstützung, Hilfe anbieten:

• Was kann ich tun, um Ihnen zu helfen?
• Was brauchen Sie, um ...
• Haben Sie konkrete Vorschläge, wie ich Ihnen helfen kann?

Die Bedenken der Redner anerkennen:

• Ich verstehe
• Ich kann Ihre Besorgnis nachvollziehen.
• Das muss sehr schwierig sein.

Um Klärung bitten:

• Wenn Sie XYZ erwähnen, was meinen Sie genau?
• Ich habe nicht genau verstanden, was Sie gesagt haben - könnten Sie das wiederholen?
• Können Sie mir mehr über XYZ erzählen?

Die Konversation vorantreiben:

• Sie haben erwähnt, dass ... - Wie gehen Sie damit um ?
• Wann haben Sie zuletzt…?
• Es ist interessant, was Sie über XYZ gesagt haben…

Für die meisten von uns ist eine Videokonferenz für virtuelle Teams niemals das gleiche wie eine persönliche Besprechung. Wenn uns jedoch bewusst wird, wie andere sich fühlen, wird die Konzentration auf unsere verwendete Sprache, dazu beitragen, eine unterstützende und produktive Umgebung zu gestalten. Haben Sie irgendwelche Tipps oder Sätze, die für Sie funktioniert haben? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen. Klicken Sie hier, um Ihre virtuellen Team-Telekonferenzen mit Target Training zu verbessern.